File cứng là gì? Phân biệt sự khác nhau giữa file mềm và file cứng
Trong cuộc sống hiện tại, chắc hẳn mọi người không còn xa lạ với thuật ngữ tài liệu bản cứng. Loại tài liệu này hay còn được biết đến một tên gọi khác là file cứng. Vậy “file cứng là gì?”. Vai trò của file cứng hiện nay là gì? Hôm nay dưới bài viết này hãy cùng wikifile.org tìm hiểu dưới bài viết này nhé!
File cứng là gì?
File cứng được hiểu là thuật ngữ dùng để chỉ tài liệu, giấy tờ được in trên giấy. Có thể cầm nắm giữ được, lưu trữ lâu dài. File cứng không có khả năng chỉnh sửa được như file mềm, nhưng lại sử dụng được rất nhiều lần.
Một số dạng file cứng phổ biến
File cứng được sử dụng khá rộng rãi trong cuộc sống hiện nay. Dưới đây là một số dạng file cứng phổ biến bao gồm:
- Tài liệu văn bản: bao gồm hợp đồng, biên bản, báo cáo, thư từ, văn bản hành chính,…Thường là các tờ giấy in chữ, trình bày dưới dạng văn bản, có thể kèm theo chữ ký, con dấu.
- Tài liệu dạng biểu mẫu: các biểu mẫu in sẵn dùng để điền thông tin như phiếu đăng ký, phiếu khảo sát, hóa đơn, phiếu thu, phiếu chi.
- Bản vẽ kỹ thuật: các loại sổ ghi chép, kế toán, nhật ký hoặc các bảng tính kế toán được in và đóng thành cuốn để theo dõi tài chính.
- Tài liệu quảng cáo tiếp thị: Brochure, tờ rơi, catalog sản phẩm được in và phân phát để giới thiệu sản phẩm hoặc dịch vụ
- Sách, báo, tạp chí: các ấn phẩm in ra được phục vụ cho việc đọc, nghiên cứu và giải trí.
- Chứng chỉ, giấy chứng nhận: các giấy tờ xác thực bằng cấp, giấy chứng nhận, giấy khen thường được in trên giấy có độ dày và trang trọng
Mặc dù file cứng không có định dạng kỹ thuật số. Nhưng bản chất nó là hiện vật, được xuất phát từ dạng lưu trữ file mềm như PDF, DOCX, XLSX trước khi in ra để tạo thành tài liệu cứng.
Sự khác nhau giữa file cứng và file mềm là gì?
Điểm giống nhau
File cứng và file mềm đều dùng để lưu trữ dữ liệu, thông tin quan trọng và chúng sẽ có cùng một nội dung như nhau
Điểm khác nhau
File mềm:
- Lưu trữ trên thiết bị điện tử như: Laptop, điện thoại, USB,…
- Có khả năng chỉnh sửa
- Dễ dàng chia sẻ qua mạng Internet, USB,…
- Khả năng bảo mật kém vì thế nội dung bên trong có thể dễ dàng bị thay đổi
File cứng:
- Lưu trữ trên các sản phẩm vật lý như: giấy, bìa, đĩa,…
- Không có khả năng chỉnh sửa
Chia sẻ bằng cách gửi file cứng trực tiếp đến tay người nhận - Khả năng bảo mật cao, không thể thay đổi được nội dung, can thiệp sẽ bị dễ dàng phát hiện ra ngay lập tức
Một số trường hợp bắt buộc sử dụng file cứng
Trong một số lĩnh vực kinh doanh, giao dịch liên quan đến yêu cầu pháp lý, quy định. Thì người dùng thường phải sử dụng file cứng thay cho file mềm. Sau đây sẽ là một số trường hợp mà file cứng giữ vị trí vô cùng quan trọng. Làm chìa khóa để đảm bảo sự tin tưởng giữ hai bên.
- Hợp đồng, văn bản kinh doanh hay mua bán
Trong trường hợp này phải yêu cầu giữa 2 bên in file mềm thành 2 bản cứng để xác nhận chữ ký giữa các bên tham gia. Điều này đảm bảo tính an toàn, chắc chắn, uy tín từ cả hai.
- Chứng từ tài chính, kế toán
Các chứng từ như sổ sách, hóa đơn, phiếu thi cần yêu cầu dưới dạng bản cứng. Bản cứng có thể được coi là tài sản lưu giữ quan trọng.
- Tài liệu hồ sơ, xin việc
Nhiều công ty sẽ yêu cầu ứng viên nộp các hồ sơ bản cứng gồm: sơ yếu lý lịch, giấy khám sức khỏe, bằng cấp hoặc các giấy tờ xác thực khác
- Giấy ủy quyền và tài liệu ủy thác
Các văn bản này bắt buộc yêu cầu dưới dạng bản cứng để xác nhận chữ ký của người ủy quyền và người được ủy quyền. Thậm chí phải công chứng để đảm bảo đúng tính pháp luật
- Giấy tờ tùy thân và chứng chỉ
Giấy từ như hồ sơ điền thông tin quan trong trong căn cước công dân, bằng lái xe, hộ khẩu. Hay giấy khai sinh cần bắt buộc dưới dạng file cứng cần dấu và chữ ký của cơ quan nhà nước. Để đảm bảo giấy tờ của bạn có giá trị
Tổng Kết
Bài viết trên của wikifile.org đã chia sẻ đến bạn tất tần tật mọi thông tin liên quan đến “file cứng là gì?” rồi đó? Hy vọng qua nội dung chia sẻ sẽ giúp ích đến bạn nắm rõ được những tài liệu, văn bản liên quan đến file cứng nhé. Cảm ơn bạn đã đọc và theo dõi bài viết của chúng tôi. Nếu thấy bài viết hữu ích đừng quên chia sẻ cho người thân và gia đình, bạn bè cùng biết nhé.